L’autenticazione serve a dimostrare l’autenticità di una firma: il pubblico ufficiale dichiara che il documento è stato firmato in sua presenza dalla persona di cui ha prima verificato l’identità. Una firma può essere autenticata da:

• notaio;
• cancelliere;
• segretario comunale;
• il dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco.

Anche l’ufficiale di anagrafe, salvo casi speciali previsti dalla normativa, può autenticare le sottoscrizioni contenute in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.

Il testo del documento deve rimanere nell’ambito previsto e non può contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private) né concretizzare una procura.

Chiunque, anche non residente, può chiedere l’autentica o la legalizzazione all’Ufficio competente di qualsiasi Comune italiano.

Per far autenticare la propria firma occorre essere maggiorenni e presentarsi personalmente in Comune con un documento di riconoscimento valido.

Le stesse dichiarazioni rivolte a Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblico servizio non richiedono più l’autentica di firma. In questo caso è possibile apporre al propria firma direttamente dinanzi all’impiegato addetto a ricevere la documentazione oppure inviarla via posta o fax con allegata la fotocopia di documento di identità valido.