L’Ufficio competente trascrive nei registri di Stato Civile i provvedimenti giurisdizionali o amministrativi relativi allo stato civile di una persona al fine di renderli efficaci ed opponibili ai terzi.
In particolare l’Ufficio trascrive:

• atti di nascita, matrimonio e morte formati in altri Comuni italiani, relativi a cittadini residenti;
• atti di nascita, matrimonio e morte formati all’estero, legalizzati e tradotti, relativi a cittadini stranieri residenti in Basiano o Masate;
• decreti di cambiamento o aggiunta del cognome/nome, nonché i provvedimenti che li revocano o annullano;
• sentenze italiane e straniere e provvedimenti di volontaria giurisdizione in materia di nascita e di matrimonio;
• decreti e comunicazioni in materia di cittadinanza, nonché sentenze che accertano l’acquisto, la perdita o il riacquisto della cittadinanza italiana.
   

La trascrizione del provvedimento o dell’atto può essere richiesta all’Ufficio:

• direttamente dall’Autorità competente (Autorità Giudiziaria, Autorità Consolare, Ministero dell’Interno o Prefettura – Ufficio Territoriale del Governo, altro Comune, Direzione Sanitaria, ecc), che trasmette il provvedimento o l’atto da trascrivere;
• direttamente dall’interessato, che deve consegnare il provvedimento o l’atto da trascrivere completo dei requisiti necessari.
   

É necessario recarsi presso il competente Ufficio dello Stato Civile durante gli orari di apertura al pubblico. 
L’Ufficio competente riceve la richiesta e valuta la documentazione trasmessa o consegnata. L’istruttoria spesso richiede diversi contatti con le Autorità competenti o con l’interessato, che influiscono sui tempi di trascrizione.
La trascrizione può avvenire solamente a condizione che il provvedimento o l’atto risulti idoneo. Conseguentemente l’Ufficiale dello Stato Civile rilascia i relativi estratti/certificati e provvede alle connesse comunicazioni ai sensi della normativa vigente.